笔记熊由上海算模算样科技有限公司（以下简称"我们"）运营并提供。我们是本政策所述个人信息的处理者，决定处理目的与处理方式。
本政策适用于笔记熊 App、与 App 配合使用的录音卡硬件，以及我们提供的云端处理服务。若您所在企业通过定制方式部署笔记熊，且由该企业自行决定处理目的与方式，则该企业为相应信息的处理者，其处理规则以该企业另行提供的说明为准。
我们遵循最小必要原则，仅收集实现下列功能所必需的信息。您可以不使用某项功能，此时我们不收集该功能对应的信息。
收集内容：邮箱地址、用户名或姓名、密码（以不可逆加密方式存储）、验证码、账号状态、登录会话标识、所属组织与成员关系。
用途：创建账号、登录验证、找回密码、保障账号安全、判断空间与资源访问权限。
不使用企业或组织功能时，我们不会要求您提供与该功能无关的企业资料。查看本政策无需登录。
收集内容：您主动录制或导入的音频文件、文件名、时长、大小、媒体类型、文件完整性校验值、录制与上传时间、传输状态，以及与您账号绑定的设备关系。
用途：保存录音、断点续传、内容去重、同步至云端并进行后续音频处理。
录音卡可在手机未连接时独立完成录音；手机麦克风权限仅控制手机端采集，不影响录音卡的硬件按键操作。
收集内容：设备编号、型号、固件版本、蓝牙标识、绑定凭据、在线与录音状态、电量、存储空间、待传文件数量、同步进度及升级结果。
用途：识别您绑定的设备、传输音频、故障诊断与固件升级。
我们不会将设备状态用于与本服务无关的持续行为跟踪。
收集内容：待处理的音频、转写文字、说话人分段信息、您选择的纪要模板与指令，以及据此生成的纪要、待办事项和摘要。
用途：完成您请求的语音转写与纪要生成。
请注意：上述内容会发送至我们委托的语音识别与模型服务进行处理，具体接收方见第五节。人工智能生成的内容可能存在错误或遗漏，请您对照录音原声核对后使用。
收集内容：由录音与纪要中提炼的事实、偏好、人物与项目关联、来源片段、时间、版本与授权范围，以及您主动上传的文档与图片。
用途：形成可持续使用的个人上下文，支持检索与问答。
个人记忆功能默认关闭。您可以在"我的→隐私与数据"中主动开启。开启前我们会单独弹窗说明：将保存的事实/偏好/人物与项目关联、来源片段及授权范围。关闭后我们停止后续自动保存；已保存记录不会自动删除，您可逐条删除。自动保存记忆不用于模型训练，不构成向企业共享
收集内容：您在对话中发送的消息、主动选择的附件、必要的上下文信息、工具授权范围、任务参数、审批记录、执行状态与产出成果。
用途：生成回复、执行检索，以及完成您授权的工作任务。
当您选择将任务交由 CodeBear、OpenBear 等外部工具执行时，我们仅传递您确认过的上下文与资源范围。完成授权绑定不等于所有操作均已获得您的同意，具体执行仍需您逐项确认。
收集内容：在您主动使用会前简报功能并授权日历访问后，我们读取您未来 14 天内的日历事件，选择时间最近的一项，使用事件标识、标题、开始时间与参与者姓名生成简报。
用途：生成会前简报与提醒。
您可以随时手动输入会议信息而不授权日历；拒绝日历权限不影响其他功能。
收集内容：您主动选择的图片与文件、导出的纪要内容，以及分享链接、有效期、访问密码与访问控制设置。
用途：知识库与附件管理、墨水屏内容编辑、内容分享。
选择照片仅表示授权我们使用您选中的文件，不表示允许我们扫描您的相册。内容一旦被他人下载，我们无法追回其留存的副本。
收集内容：App 版本、操作系统版本、IP 地址、请求时间、错误码、任务与设备关联标识、安全审计日志。
用途：排查故障、限制异常请求、防范滥用、保障服务安全。
我们不会收集通讯录、持续定位信息或广告标识，也不会进行跨应用广告跟踪。
收集内容：启用推送时的 Apple 设备推送令牌、平台与 App 版本、通知偏好；使用订阅服务时的产品标识、订单与交易验证信息、权益状态与用量。
用途：发送任务状态通知、管理订阅权益。
银行卡号等支付信息由 Apple 或您选择的支付服务直接处理，我们不收集、不存储。
我们依据《中华人民共和国个人信息保护法》等适用法律处理您的个人信息，具体依据因处理场景而异：
| 处理场景 | 处理依据 |
|---|---|
| 账号注册、登录、密码找回 | 为订立和履行您作为一方的服务合同所必需 |
| 录音保存、转写、纪要生成 | 履行服务合同所必需 |
| 记忆与知识库的自动保存 | 履行服务合同所必需，您可随时关闭 |
| 推送通知 | 您的同意，可随时在系统设置中撤回 |
| 将内容发送给外部工具执行任务 | 您的单独同意（每次任务按确认范围） |
| 用于改进模型的训练 | 您的单独同意，默认关闭 |
| 安全日志、风控与反滥用 | 履行法定义务及保障服务安全所必需 |
| 依法配合监管或司法要求 | 履行法定义务所必需 |
我们不因您拒绝提供非必要信息而拒绝提供不依赖该信息的基础功能。依赖同意的处理，均以您主动作出的明确表示为准，不存在"不使用即视为同意"或默认勾选全部授权的情形。
下表列明 App 可能申请的系统权限、对应功能，以及拒绝授权的影响。您可以随时在 iOS"设置"中修改这些权限。
| 权限 | 用途 | 拒绝的影响 |
|---|---|---|
| 麦克风 | 手机端录音与语音输入 | 无法使用手机录音，不影响录音卡与查看已有内容 |
| 蓝牙 | 发现并绑定录音卡、读取状态、同步文件、固件升级 | 无法使用依赖蓝牙的设备功能 |
| 本地网络 | 连接录音卡热点或局域网，用于文件传输 | 无法通过局域网同步录音 |
| 日历 | 读取近期会议生成会前简报 | 无法自动生成简报，可手动输入 |
| 照片 | 选择要上传或编辑的图片 | 无法导入图片，不影响其他功能 |
| 通知 | 推送任务状态与提醒 | 无法接收推送，可在 App 内查看 |
撤销权限不会自动删除此前已收集的数据，也不会撤回您已交付给外部服务的内容。删除与撤回方式见第九节。
部分录音卡固件通过本地 HTTP 进行局域网传输，该传输发生在您的本地网络内；请勿将本地接收地址更改为不受保护的公网地址。
为提供服务，我们会委托部分服务商处理信息。我们会与其约定处理目的、期限、信息种类和安全措施，并对其处理活动进行监督。我们不会将您的个人信息出售给任何第三方。未经我们书面同意，受托方不得转委托，不得将数据传输给其关联公司或二级服务商。
| 服务类型 | 提供方 | 处理的信息 |
|---|---|---|
| 云主机与对象存储 | 境内云服务商 | 音频文件、文档、转写文本、备份数据 |
| 语音识别（ASR） | 阿里云百炼（通义语音识别） | 待转写音频与分段信息 |
| 大模型推理 | 阿里云百炼 | 转写文本、对话消息、必要上下文 |
| 邮件发送 | 境内邮件服务商（SMTP） | 邮箱地址、验证码与通知邮件内容 |
| 记忆存储服务 | MemoryBear（自有服务） | 记忆条目、文档片段、检索索引 |
微信 OpenSDK：用于将内容分享至微信。我们仅在您点击"分享"时初始化分享参数；应用启动阶段的注册仅用于判断微信客户端可用性，不读取您的社交关系、聊天记录或本地内容。您可在系统设置中关闭微信分享入口。
Apple 系统服务：按Apple隐私政策处理推送令牌与交易验证信息。
除下列情形外，我们不会向其他个人信息处理者提供您的个人信息；确需提供时，我们会事先告知接收方名称、联系方式、处理目的、处理方式与信息种类，并取得您的单独同意。
我们不会将您录音中出现的联系方式用于任何与本服务无关的营销活动。
若我们变更服务商、模型或部署地域，导致处理目的、方式、信息种类或接收方发生实质变化，我们会提前告知，并在依法需要时重新取得您的同意。
加入企业不等于公开个人内容。您的个人录音、个人记忆与个人知识库归您本人所有；企业管理员只能看到成员数量与使用统计，无法查看您的个人内容，也无法下载。
当您将内容提交至企业空间、授权他人访问或提升为企业记忆时，我们会向您展示接收范围、用途与访问权限，由您确认后执行。提交后生成的是独立副本，您的个人原始记录不受影响。
企业成员离职或权限变更后，我们停止其对企业内容的访问。已形成的企业记忆按企业留存规则处理，我们不会将其永久认定为不可删除的"企业资产"。
对外分享时，您可以设置有效期、访问密码与访问范围。分享内容被他人下载后，我们无法追回其副本。
您录制或上传的音频及其文字内容，可能包含健康、金融账户、特定身份、行踪轨迹等敏感个人信息。我们仅在实现您请求的处理目的所必需的范围内处理这些信息，采取加密存储、访问控制与审计等严格保护措施。请您避免上传与本服务目的无关的敏感内容。
录音可能包含他人的声音与个人信息。请您仅在有合法依据的范围内录制与分享，并在必要时向在场人员作出说明。
声纹属于生物识别信息。笔记熊当前版本尚未提供声纹识别功能。当该功能上线时，我们会单独说明处理者、声纹样本与特征、使用目的、匹配候选范围、保留期限以及删除与撤回方式，并由您本人作出单独同意。企业管理员不能代替成员同意，也不能查看或下载声纹数据。
会议录音中的说话人分段（如"发言人 1"）仅用于区分不同的发言声音，不构成声纹建档，也不用于身份认证。
语音转写、纪要生成、记忆提炼与对话回答由人工智能模型完成。相关处理默认开启，您可以在隐私设置中关闭；关闭后不影响录音录制与保存等基础功能。
模型训练：训练用途默认关闭。开启需您主动勾选单独同意，并确认拟投入训练的数据范围（当前为转写文本、纪要、对话消息的脱敏副本，不含原始音频）。您可随时关闭；关闭后我们停止新增训练数据接入。对已纳入模型权重的数据，因技术原因可能无法逐条剔除，但我们会停止其继续参与训练，并依删除申请对关联账户侧数据进行隔离。
人工审阅：我们不会安排人员逐个审阅您的录音内容。如因质量排查确有必要，将另行告知并获得您的同意。
生成内容标识：人工智能生成的内容带有相应标识，该标识在导出的文件中同样保留。AI 生成结果可能存在错误，不构成对事实的核实或专业意见。
您的个人信息存储于中华人民共和国境内的服务器。目前我们不向境外提供您的个人信息。
如未来确需向境外提供，我们将依照适用法律完成告知、取得单独同意、开展个人信息保护影响评估并履行相应出境程序，同时向您说明境外接收方的情况与行使权利的方式。
我们仅在实现处理目的所必需的最短期限内保留您的信息，具体如下：
| 信息类型 | 保留期限 |
|---|---|
| 录音文件与转写文本 | 默认 90 天，您可选择 30 天；在"我的 → 隐私与数据"中调整 |
| 会议纪要与摘要 | 随所属录音一同保留，删除录音时一并删除 |
| 记忆条目与检索索引 | 保留至您删除该条目或注销账号 |
| 上传的文档与图片 | 保留至您删除该文件或注销账号 |
| 账号资料与登录会话 | 账号存续期间；注销后按注销流程处理 |
| 设备绑定与固件升级记录 | 保留至设备解绑，解绑后 90 天内删除 |
| 安全与故障日志 | 不超过 12 个月 |
| 订单与交易记录 | 依《电子商务法》要求，自交易完成之日起不少于 3 年 |
| 数据备份 | 滚动保留，到期后自动覆盖；备份中的删除记录在恢复时重新应用 |
您调整保留期限后，新的期限适用于此后产生的录音；已生成的录音按生成时的设置处理。录音留存设置为 30 天或 90 天时，到期文件由系统自动清理。
信息超出保留期限或您注销账号后，我们将在业务系统中删除或匿名化。因备份机制暂时保留的副本，仅用于灾难恢复，不用于任何业务处理、模型训练或分析；删除指令会在下一次备份轮换时重新应用。
录音卡本地存储的录音由公司无法远程访问的设备端控制。注销账号不会自动清除设备本地数据，请您在"设置→清除设备数据"中单独操作；该部分数据删除由公司提供工具协助，但删除动作由用户自主完成。
我们采取与风险相适应的安全措施，包括传输加密、存储加密、访问控制、权限最小化、操作审计、备份与恢复机制以及安全事件应急预案。
互联网环境不存在绝对安全。若发生或可能发生个人信息泄露、篡改、丢失，我们将：立即启动应急预案，采取止损与加固措施；在可行的最短时间内（原则上不超过72小时）评估影响并通知有关监管部门；对受影响用户通过App推送、邮件等便捷方式告知事件性质、涉及信息范围、可能风险及您可采取的自我保护措施；完整记录事件处置过程备查。
您对自己的个人信息享有以下权利：
部分功能依赖服务端状态，操作提交后以实际处理结果为准，我们会在完成后向您反馈。
提交注销申请后进入 14 天冷静期，期间您可以随时取消。冷静期届满后，我们将删除您的账号及个人数据。请注意：注销不删除依法应由企业留存的数据、他人已下载的副本，以及仍保存在录音卡本地存储中的录音，后者需要您在设备上单独清理。
您也可以发送邮件至 booksbear@redbearai.com 提出上述任何请求。我们仅核验处理申请所必需的身份信息，不会索取与申请无关的证件。一般情况下，我们会在收到申请并核实身份后的 15 个工作日内答复；情况复杂需要延长的，我们会向您说明原因和预计时间。若我们无法满足您的请求，会向您说明理由。
撤回同意不影响撤回前基于您的同意已进行的处理。关闭自动记忆、撤销系统权限、退出登录与删除已有数据是四项不同的操作，互不替代。
若您认为我们的处理损害了您的合法权益，可以向网信、市场监管等主管部门投诉举报，或依法向人民法院提起诉讼。
笔记熊的录音、云端人工智能与企业协作功能并非面向不满 14 周岁的儿童设计，我们也不会主动收集儿童的个人信息。
若您为未满 14 周岁的未成年人，请在监护人的陪同与同意下使用本服务，并由监护人代为阅读本政策。若我们发现在未取得监护人同意的情况下收集了儿童个人信息，将尽快删除相关数据。
监护人发现我们未经适当授权处理了儿童信息，可通过第十三节的方式联系我们，请求核查、停止处理并删除。我们也建议监护人与未成年人共同注意，不要上传涉及他人的录音或生活信息。
我们可能因法律法规变化、服务调整或安全策略升级而更新本政策。更新后的政策会标注新版本号与更新日期。
当处理目的、方式、信息种类或接收方发生重大变化时，我们会在变更生效前通过 App 内弹窗、消息通知等显著方式告知您；依法需要重新取得同意的，我们会在取得您的同意前不开展新增处理。
本政策可在登录与注册页面，以及"我的 → 隐私与数据"中随时离线查看。查看本政策不会改变您的隐私设置，也不会触发上传、模型调用或权限申请。
本政策旨在说明我们如何处理您的个人信息。我们就个人信息处理活动依法承担相应责任；但因以下情形导致的损失，在尽到法定保护义务前提下，我们不承担责任：
如您对本政策有任何疑问、意见或投诉，或希望行使上述权利，可以通过以下方式联系我们：
我们设有个人信息保护负责人，负责监督本政策的执行与个人信息请求的处理。我们会在收到您的请求并核实身份后尽快答复。